Integritetspolicy

När du bokar en pilot eller kontaktar oss samlar vi in de uppgifter du lämnar: namn, jobbmejl, företag, företagets storlek och vilket bokföringssystem ni använder. Vi använder dem bara för att svara och för att diskutera en pilot med dig, med stöd av vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar. Formulärsvar når oss som ett mejl, skickat via Brevo (Frankrike, EU) till vår brevlåda, som Google Workspace tillhandahåller och lagrar i EU, och går ingen annanstans. Vi mäter också trafiken med Vercel Analytics, som räknar sidvisningar utan kakor eller identifierare som följer dig mellan webbplatser, med stöd av vårt berättigade intresse av att veta hur webbplatsen används.

Med ditt samtycke använder vi också Google Analytics, laddat via Google Tag Manager, för att se hur webbplatsen används. Det körs först när du har godkänt i rutan längst ner på sidan. Då sätts kakorna _ga och _ga_*, som skiljer ett besök från ett annat i upp till två år, och besöksdata (visade sidor, webbläsare och IP-adressen förfrågan kom från) skickas till Google i USA. Ditt svar i rutan sparas i en egen kaka, mimrix-consent, i sex månader, och du kan ändra det när som helst via ”Kakinställningar” i sidfoten. Den kakan är nödvändig, bär ingen identifierare och kräver inget samtycke. Vilket språk du läser webbplatsen på ligger i adressen, så ingen kaka sätts för det. Produktvisningen på sidan Se det i praktiken tillhandahålls av Supademo (USA) och laddas först när du startar den; Supademo får då din IP-adress och kan sätta egna kakor för visningen.

För att logga in dig sparar vi ditt namn, din e-postadress och antingen ett lösenord (bara som en hash) eller engångskoder som vi skickar med e-post. Varje session registrerar sin start, sitt utgångsdatum, IP-adress och webbläsare, så att misstänkta inloggningar kan upptäckas och sessioner kan avslutas. Kontot behandlar vi för att fullgöra vårt avtal med dig, och sessions- och IP-uppgifterna med stöd av vårt berättigade intresse av att hålla tjänsten säker. Produkten sätter bara nödvändiga kakor för inloggning och sessionssäkerhet, inget annat. Vi sparar också det din organisation berättar om sig själv: namn, land, organisationsnummer och de bolag (enheter) den för böcker åt, samt vilka personer som får öppna var och en av dem.

När du kopplar ditt bokföringssystem (Fortnox) speglar vi de delar agenterna behöver: kontoplanen, leverantörer och kunder, leverantörsfakturor och grundboken per räkenskapsår. Spegeln läses för att besvara dina frågor och för att kontera inkommande fakturor, och den uppdateras när böckerna ändras. Vi skriver till ditt bokföringssystem bara när du godkänner en faktura för bokföring. Åtkomsttoken som systemet ger oss förseglas med AES-256-GCM innan den sparas, så en kopia av vår databas kan inte öppna dina böcker.

Ett dokument du laddar upp, bifogar i chatten eller som kommer med posten sparas som den fil du gav oss, i ett privat lagringsutrymme i Stockholm som bara någonsin läses genom vår egen behörighetskontrollerade väg. Vi läser ut texten, extraherar fakturans fält (leverantör, datum, belopp, rader) och håller ett index så att det kan hittas igen på vad det säger. Varje steg en agent eller en person tar med det registreras, med vem och när, eftersom en bokföringspost måste kunna visa sin historik.

Om du kopplar en Gmail-brevlåda ber vi Google om läsåtkomst till den (behörigheten gmail.readonly). Vi använder den för ett syfte: att hitta leverantörsfakturor som kommer med posten och ta in dem i din bokföring.

När du ber oss kontrollera brevlådan läser vi de meddelanden som kommit sedan förra kontrollen och avgör för vart och ett om det är en leverantör som levererar en faktura. För ett meddelande som är det sparar vi bilagan som ett dokument, tillsammans med avsändaren, ämnet, datumet och den inledande delen av meddelandetexten, eftersom ett följebrev ofta innehåller det fakturan inte gör. För alla andra meddelanden sparar vi ingenting, och inget läses i något annat syfte än det avgörandet. Vi läser, skickar, raderar eller ändrar aldrig e-post, och vi rör aldrig dina kontakter, din kalender eller andra Google-uppgifter.

Mimrix's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. På svenska: vår användning och överföring av information från Googles API:er följer Googles användardatapolicy för API-tjänster, inklusive kraven om begränsad användning. Vi använder inte Gmail-data för annonsering, vi säljer den inte, vi låter inte människor läsa den utom med ditt tillstånd, av säkerhetsskäl eller när lagen kräver det, och vi använder den inte för att träna AI-modeller.

Du kan koppla bort brevlådan när som helst från inställningarna i tjänsten, vilket raderar den åtkomsttoken vi har; du kan också återkalla vår åtkomst från behörighetssidan för ditt Google-konto. Dokument som redan tagits in i bokföringen finns kvar, som bokföringsposter gör.

Våra agenter drivs av språkmodeller vi köper av leverantörer; inget behandlas av en egen modell. Mistral AI (Frankrike, EU) läser dokument (OCR), extraherar deras fält, konterar fakturarader och indexerar dokument för sökning, och tar över chatten när den primära modellen inte är tillgänglig. Google (Gemini, USA, via Googles betalda API, på villkor som utesluter träning) svarar i chatten med Mimir, är först att kontera fakturor och tar över extraktionen och dokumentläsningen när Mistral inte kan utföra läsningen. Groq (USA) är sista utvägen bakom båda. Det en modell får är det uppgiften kräver: texten i ett dokument, den relevanta delen av din kontoplan och leverantörslista, dina chattmeddelanden och de siffror som behövs för att besvara dem. Leverantörerna behandlar detta bara för att ta fram det svar vi bad om, och på de villkor vi använder dem under används det inte för att träna deras modeller. Agenterna föreslår konteringar och matchningar. Inget bokförs, betalas eller skickas utan att en person godkänner det, och inget beslut med rättslig verkan fattas automatiskt.

Våra databaser och vår dokumentlagring körs hos Amazon Web Services i Stockholm (eu-north-1). Applikationen körs på Vercel i Stockholm. Bakgrundsarbete som att läsa en faktura eller uppdatera en spegel schemaläggs via Inngest (USA). Inngest får identifierare för arbetet som ska köras, de antal och utfall varje steg rapporterar samt de korta stegnoteringar som panelen visar medan en körning pågår, vilka kan citera en radbeskrivning eller ett belopp. Dokumentet eller böckerna får det aldrig. Inloggningskoder och aviseringar skickas via Brevo (Frankrike, EU).

De personer din organisation har lagt till på en enhet kan se den enhetens böcker, dokument och historik. Vår egen personal kan nå kunddata genom en intern konsol, enbart för att ge support, driva tjänsten och hålla den säker. Vi säljer inte dina uppgifter och delar dem inte med någon annan än de biträden som nämns här, utom när lagen kräver det.

Leverantörerna som behandlar uppgifter för vår räkning, vad de gör åt oss och var de finns:

• Amazon Web Services (Stockholm, EU): databaser och dokumentlagring.
• Vercel (amerikanskt bolag): drift av applikationen i Stockholm, av den här webbplatsen på dess globala edge-nät, samt kakfri webbstatistik, under EU–USA:s ramverk för dataskydd (Data Privacy Framework).
• Google (USA): mätning av den här webbplatsen via Google Analytics, först när du har godkänt i kakrutan.
• Supademo (USA): tillhandahåller den interaktiva produktvisningen, som laddas först när du startar den.
• Mistral AI (Frankrike, EU): dokumentläsning, extraktion, kontering, sökindexering, reserv för chatten.
• Google (USA): chatt, fakturakontering och dokumentläsning när Mistral inte är tillgänglig, via Gemini.
• Groq (USA): sista reserv för språkmodeller.
• Langfuse GmbH (Tyskland, EU): spårning av agentkörningar, vilket omfattar texten som skickas till och kommer tillbaka från modellerna, sparad i 30 dagar.
• Inngest (USA): schemaläggning av bakgrundsjobb; identifierare, antal, stegutfall och korta stegnoteringar.
• Brevo (Frankrike, EU): transaktionsmejl, inklusive formulärsvaren från webbplatsen.
• Google Workspace (Google Irland; lagras i EU): vår e-post, dit pilotförfrågningar kommer.

Fortnox och ditt Google-konto är inte våra biträden: du kopplar dem, och de behandlar dina uppgifter enligt sina egna villkor. Vi meddelar kunder om ett nytt underbiträde minst 30 dagar innan det tas i bruk.

Google, Groq och Inngest kan behandla uppgifter utanför EU/EES, och Vercel, som kör applikationen åt oss i Stockholm, är ett amerikanskt bolag och behandlar den här webbplatsens förfrågningar och statistik under samma skydd. När det sker stödjer vi oss på EU:s standardavtalsklausuler, eller på EU–USA:s ramverk för dataskydd (Data Privacy Framework) där leverantören är certifierad, för att skydda dem. En kopia av klausulerna, eller certifieringens referens, finns att få från privacy@mimrix.com. Dina böcker, dina dokument och dina kontouppgifter stannar i EU; det som lämnar EU är det en modell behöver för att besvara en fråga eller läsa en faktura. Webbplatsmätning, om du godkänner den, skickar också besöksdata från den här webbplatsen till Google i USA, och produktvisningen, om du startar den, levereras av Supademo där.

Kontouppgifter finns kvar så länge kontot gör det. Dokument och registret över vad som gjorts med dem är bokföringsmaterial, lagrat för kundens räkning: vi sparar dem i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, vilket bokföringslagen kräver, om inte kunden exporterar dem och ber oss radera tidigare. Spegeln av böckerna uppdateras så länge kopplingen finns och tas bort när den kopplas bort. Chatthistoriken finns kvar så länge kontot gör det, och raderas på begäran. Spår av agentkörningar sparas i 30 dagar. Åtkomsttoken raderas i samma stund som du kopplar bort ett system eller en brevlåda. Sessions- och IP-uppgifter sparas i 90 dagar. Förfrågningsuppgifter från webbplatsen sparas i 12 månader. När en organisation avslutar sitt konto kan den exportera sina böcker, dokument och sin historik; vi raderar dem 90 dagar efter avslutet om den inte ber oss behålla dem som sitt arkiv.

Uppgifter krypteras under överföring och i vila. De token som öppnar ditt bokföringssystem och din brevlåda förseglas med en nyckel som aldrig lagras bredvid dem. Åtkomst till produktionssystemen är begränsad till de personer som driver tjänsten, och varje åtgärd på en bokföringspost loggas med vem som utförde den. Om en incident påverkar dina uppgifter meddelar vi dig utan onödigt dröjsmål.

Enligt GDPR kan du begära tillgång till, rättelse av eller radering av dina personuppgifter, invända mot eller begränsa behandlingen, och begära en kopia i portabelt format. Mejla privacy@mimrix.com för att utöva någon av dem. När uppgifterna hör till ett företags bokföring är det företaget som avgör, och vi hjälper det att svara dig. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

När vi lägger till en leverantör eller börjar behandla något nytt uppdaterar vi den här sidan och datumet högst upp. En ändring som påverkar vad vi gör med dina uppgifter meddelas också i produkten.

Frågor om den här policyn eller dina uppgifter: privacy@mimrix.com.